Vous avez une idée qui vous tient à cœur ? Organiser un événement, créer une association, lancer un média, monter un club, développer une application ou même créer votre entreprise ? Quel que soit votre projet, il y a une chose qui fait souvent la différence : une bonne organisation.
Pas besoin d’être un expert en gestion de projet. En avançant étape par étape, vous pourrez structurer vos idées, anticiper les difficultés et mettre toutes les chances de votre côté pour concrétiser votre projet.
Prêt à vous lancer ? Suivez le guide !
Étape 1 : clarifier son idée et définir des objectifs
Avant de passer à l’action, prenez le temps de faire le point sur votre projet. Plus votre idée sera claire, plus il sera facile de la présenter et de la développer. Posez-vous quelques questions :
- En quoi consiste mon projet ?
- À qui s’adresse-t-il ?
- Quel besoin ou quel problème souhaite-t-il répondre ?
- Avec qui ai-je envie de le réaliser ?
- Où et quand se déroulera-t-il ?
- Quels résultats j’espère obtenir ?
Astuce : essayez de résumer votre projet en quelques phrases. Si vous pouvez l’expliquer simplement à quelqu’un, c’est que vos idées commencent déjà à prendre forme. N’hésitez pas à en parler autour de vous : les premiers retours permettent souvent d’améliorer son projet.
Étape 2 : faire un état des lieux
Vous n’êtes probablement pas la première personne à avoir cette idée… et c’est plutôt une bonne nouvelle ! Renseignez-vous sur les projets similaires déjà réalisés près de chez vous ou ailleurs. Ils peuvent vous inspirer, vous éviter certaines erreurs et vous aider à identifier des partenaires. Pour cela, vous pouvez :
- effectuer des recherches sur Internet ;
- rencontrer des associations ou des professionnels ;
- échanger avec d’autres porteurs de projet ;
- participer à des événements en lien avec votre idée.
Cette étape permet aussi de vérifier que votre projet est réalisable, d’identifier les opportunités et d’anticiper les éventuelles difficultés.
Astuce : présentez votre idée à quelques personnes de confiance. Leurs remarques vous aideront à prendre du recul et à améliorer votre projet.
Étape 3 : élaborer un budget prévisionnel
Même un petit projet a besoin d’un budget. Listez toutes les dépenses que vous prévoyez (matériel, communication, location, assurances, déplacements…) ainsi que les recettes possibles (participation des bénéficiaires, subventions, partenariats, autofinancement…). Un budget réaliste vous permettra de connaître vos besoins financiers et sera indispensable si vous sollicitez des partenaires ou des financeurs.
Étape 4 : formaliser le projet
Il est maintenant temps de mettre votre projet par écrit. Ce document servira à présenter votre idée à vos partenaires, à votre équipe ou à d’éventuels financeurs. Vous pouvez notamment y retrouver :
- la présentation du projet ;
- ses objectifs ;
- le public concerné ;
- les actions prévues ;
- les moyens humains, matériels et financiers ;
- les partenaires ;
- le calendrier ;
- le budget prévisionnel ;
- les actions de communication ;
- les modalités d’évaluation ;
- les perspectives de développement.
Si votre projet prend de l’ampleur, la création d’une association peut être une solution intéressante pour faciliter son fonctionnement et accéder à certains financements.
Étape 5 : trouver des partenaires
Un projet se construit rarement seul. Selon vos besoins, différents partenaires peuvent vous accompagner : collectivités, associations, entreprises, commerçants, établissements scolaires, fondations… Leur soutien peut prendre plusieurs formes :
- une aide financière ;
- le prêt de matériel ou de locaux ;
- des conseils ;
- une aide à la communication ;
- un accompagnement technique ou administratif.
Préparez un dossier clair et prenez contact avec eux pour présenter votre projet.
Zoom sur l’INFOLAB
Ces tiers-lieux, installés dans des structures Info Jeunes, sont des espaces d’innovation, de création et d’expérimentation où vous pouvez :
- accéder à du matériel (imprimantes 3D, ordinateurs, machines à coudre, outils numériques, matériel audio/vidéo, etc.),
- être accompagné dans vos projets personnels, scolaires, artistiques ou professionnels,
- trouver des ressources et des partenaires pour vous lancer,
- partager vos idées et inspirer d’autres jeunes créatifs.
Étape 6 : bâtir le plan d’action
Votre plan d’action est le véritable tableau de bord de votre projet. Il permet de répartir les tâches, de fixer des échéances et de suivre l’avancement des différentes étapes. Une méthode simple consiste à partir de la date de réalisation du projet puis à remonter le calendrier en identifiant tout ce qu’il faut préparer avant.
Si vous travaillez en équipe, attribuez clairement les responsabilités de chacun. Un planning bien construit vous fera gagner un temps précieux.
Étape 7 : communiquer
Même le meilleur projet a besoin d’être visible.
Réfléchissez à votre communication :
- à qui souhaitez-vous vous adresser ?
- quel message souhaitez-vous transmettre ?
- quels supports allez-vous utiliser ?
Selon votre public, vous pourrez utiliser les réseaux sociaux, des affiches, des flyers, un site Internet, la presse locale ou encore le bouche-à-oreille.
Astuce : si vous manquez de compétences en communication, n’hésitez pas à demander de l’aide à votre entourage ou à des étudiants spécialisés.
Étape 8 : passer à l’action
C’est le moment de concrétiser tout le travail réalisé jusqu’à présent. Pendant la réalisation du projet, gardez un œil sur votre planning et adaptez-le si nécessaire. Pensez également à associer vos partenaires et financeurs en les invitant à découvrir le projet. C’est une bonne manière de valoriser leur soutien et de construire une relation de confiance.
Étape 9 : faire le bilan
L’évaluation permet de mesurer l’efficacité, la pertinence et l’impact de votre projet. Elle est utile même si vous ne prévoyez pas de pérenniser votre projet. Vous pouvez vous poser ces quelques questions : mes objectifs ont-ils été atteints ? Ai-je utilisé les bons outils ? Mon plan d’action a-t-il été en cohérence avec mes objectifs ? Ai-je bien estimé les dépenses et les recettes ? Le public a-t-il répondu présent ? Quel a été l’impact de mon projet sur le territoire ciblé ? Qu’est-ce qui a bien/mal fonctionné ? Quels enseignements pour la suite ?
Avec cette évaluation, vous pourrez constituer un dossier écrit récapitulant votre projet de l’idée à la réalisation. N’hésitez pas à l’envoyer aux différents partenaires qui ont soutenu votre projet accompagné d’une lettre de remerciement. Agrémentez ce dossier de photos, d’illustrations, d’articles de presse, de vidéos, sons, etc.
Astuce : faites deux évaluations, une que vous ferez à chaud à la fin de la réalisation de votre projet puis une autre, à tête reposée, 1 à 2 semaines après afin d’être plus objectif sur vos différentes actions.
Étape 10 : envisager l’après
Votre projet est terminé… mais ce n’est peut-être que le début ! Vous pouvez choisir de le renouveler, de le développer ou de vous lancer dans une nouvelle aventure. Chaque projet est une expérience qui permet d’acquérir de nouvelles compétences : organisation, gestion d’équipe, communication, recherche de financements ou encore prise de parole.
Sites Internet utiles
- bpifrance.fr : informations sur les aides et financements accessibles aux porteurs de projet. Guides, conseils, outils en ligne, coordonnées du réseau en région, témoignages. Appels à projets et concours.
- bpifrance-creation.fr : informations pratiques sur l’entrepreneuriat, du test de son idée à l’export de l’activité, en passant par les financements, le statut juridique ou la fiscalité. Lexique, formulaires types, guides pratiques par secteur, offre de formations, liste de concours d’aide à la création, etc.
- tierslieux.anct.gouv.fr : information sur les tiers-lieux, guide des aides disponibles pour monter son propre espace collaboratif. Actualité, chiffres-clés, vidéos, témoignages de porteurs de projets.
- lequartier.animafac.net/resources : fiches pratiques et modèles de documents.
